PRIVACYBELEID
Inleiding
Dit privacybeleid beschrijft welke persoonsgegevens Devatis B.V. (hierna: "Devatis, "wij", "ons", "onze") verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang de persoonsgegevens worden bewaard en welke rechten u als betrokkene heeft.
Gebruikte begrippen
In dit privacybeleid worden verschillende begrippen gebruikt zoals "persoonsgegevens", "verwerking", "verwerkingsverantwoordelijke", "verwerker" en "betrokkene". Deze begrippen hebben de betekenis zoals vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming.
1. Wie zijn wij?
Devatis is een besloten vennootschap naar Nederlands recht die zich richt op de groothandel in farmaceutische producten, medische en tandheelkundige instrumenten, verpleeg- en orthopedische artikelen, laboratoriumbenodigdheden en handelsbemiddeling in overige goederen.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij en op welke grondslagen?
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die voor onze activiteiten noodzakelijk zijn. Het gaat onder meer om de volgende categorieën van persoonsgegevens:
• identificatie- en contactgegevens zoals naam, geboortedatum, postadres, e-mailadres en elke andere informatie die u ons verstrekt;
• zakelijke contact- en functiegegevens;
• digitale identificatoren (IP-adressen, cookie-ID’s);
• inlog- en accountgegevens;
• betalings- en facturatiegegevens;
• marketing- en voorkeurgegevens;
• opleidings- en beroeps¬informatie waar relevant.
Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van één of meer van de volgende rechtsgronden:
a) uitvoering van een overeenkomst of het treffen van maatregelen op verzoek voorafgaand aan het sluiten daarvan;
b) het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals AML- en belastingwetgeving;
c) ons gerechtvaardigd belang in het kader van relatie- en leveranciersbeheer, informatiebeveiliging en zakelijke communicatie;
d) uw uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld voor het ontvangen van direct marketing per e-mail;
e) bescherming van vitale belangen voor zover van toepassing.
3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?
Persoonsgegevens worden verwerkt voor:
a) het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten met onze klanten, leveranciers en partners;
b) het beheren van zakelijke relaties;
c) het uitvoeren van marketing- en promotieactiviteiten, waaronder productpresentaties en evenementen;
d) het verbeteren van onze website en dienstverlening;
e) het waarborgen van de veiligheid en integriteit van onze netwerken en systemen;
f) het voldoen aan wettelijke verplichtingen waaronder farmaceutische regelgeving, AML-, belasting- en boekhoudwetgeving;
g) interne beheer- en kwaliteitsdoeleinden waaronder audits, rapportages en geschillenbeslechting.
4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?
Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u onze website (https://devatis.nl/) bezoekt, zich registreert voor nieuwsbrieven of evenementen, een overeenkomst sluit, of met ons communiceert per telefoon, e-mail, online vergadering of fysiek. Daarnaast kunnen wij gegevens ontvangen via openbare bronnen zoals handelsregisters, via onze zakelijke partners of leveranciers, voor zover de wet dat toestaat en dit beleid in acht wordt genomen.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met:
a) interne medewerkers indien en voor zover noodzakelijk voor de doeleinden als beschreven onder hoofdstuk 3 van dit privacybeleid;
b) externe dienstverleners die als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, dan wel als verwerker optreden onder een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de AVG vereisten, zoals IT-providers, marketing- en logistieke dienstverleners;
c) professionele adviseurs (accountants, juristen) onder geheimhouding;
d) rechtbanken en bevoegde overheids- en toezichthoudende autoriteiten wanneer dat wettelijk verplicht is, al dan niet gepseudonimiseerd;
e) verwante vennootschappen binnen onze groep voor geconsolideerde bedrijfsvoering met passende waarborgen.
6. Internationale doorgifte
Uw persoonsgegevens kunnen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden doorgegeven, waaronder Turkije. In dat geval passen wij passende waarborgen toe in overeenstemming met de AVG, zoals modelcontractbepalingen (EU SCCs) of een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
Informatie over deze waarborgen is op verzoek verkrijgbaar.
7. Bewaartermijnen
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor zover vereist voor wettelijke bewaarplichten en in lijn met onze interne bewaarbeleid. Contractuele en factuurgegevens worden in beginsel zeven (7) jaar bewaard op grond van fiscale wetgeving.
Persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van toestemming worden verwijderd zodra u uw toestemming intrekt.
8. Geen profilering en geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
9. Rechten van betrokkenen
U heeft de volgende rechten op grond van de AVG:
- recht op inzage;
- recht op rectificatie;
- recht op gegevenswissing;
- recht op beperking van de verwerking;
- recht op overdraagbaarheid van gegevens;
- recht van bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang;
- recht om gegeven toestemming te allen tijde in te trekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór die intrekking.
In de meeste gevallen kunt u kosteloos gebruikmaken van uw rechten. Echter, bij bepaalde verzoeken behouden wij ons het recht voor om kosten in rekening te brengen. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het postadres of e-mailadres zoals hieronder vermeld bij onze contactgegevens.
10. Klachten
Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat wij uw zorgen kunnen wegnemen.
U heeft tevens het recht een klacht in te dienen bij:
De Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
of via het telefoonnummer: +31 (0)88 1805 250.
11. Wijzigingen van dit beleid
Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken om wijzigingen in wetgeving of in de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken te weerspiegelen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website en vermeldt de datum van laatste aanpassing. Bij wezenlijke wijzigingen stellen wij u daarvan op passende wijze via de gebruikelijke communicatiekanalen op de hoogte.
12. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid, uw persoonsgegevens of uw rechten kunt u contact opnemen met:
Devatis B.V.
Van Heuven Goedhartlaan 13 D
1181 LE Amstelveen
Nederland
of via het e-mailadres: [email protected].